ALİ GÜNEŞ AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI HİZMETLERİ LİMİTED ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
İşbu politikanın amacı; “Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun” ve “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik”’in gereği kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin yükümlülüklerin ve Yönetmelik’te belirtilen sair yükümlülüklerin yerine getirilmesi için ALİ GÜNEŞ AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI HİZMETLERİ LİMİTED ŞİRKETİ(Şirket) genelinde uygulanacak kurallar ile rol ve sorumlulukları belirlemektir.
1.2 Kapsam
Politika, Şirket nezdinde tutulan, Kanun ile tanımlanan kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri, tüm Şirket çalışanlarını, yöneticilerini, danışmanlarını ve kişisel veri paylaşımı söz konusu olan tüm durumlarda iştiraklerini, dış hizmeti sağlayıcılarını ve Şirket’in sair hukuki ilişkiye girdiği gerçek ve tüzel kişileri kapsamaktadır. Politika Kanun’da belirtildiği şekilde, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla verilerin işlendiği sistemlerde yer alan kişisel verileri kapsamaktadır. Politikada aksi belirtilmedikçe kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler birlikte “Kişisel Veriler” olarak adlandırılacaktır.
1.3 Tanımlar
Alıcı Grup: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek ve tüzel kişi kategorisi
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini
Periyodik imha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini ifade eder
Kayıt ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan her türlü sistem
Kanun: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Yönetmelik: Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik
Sicil: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan veri sorumluları sicilini ifade eder.
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini ifade eder.
Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturabildiği, okunabildiği, değiştirebildiği ve yazılabildiği ortamlar
Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar
Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası: Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları politikadır.
Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştir-mekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanterdir.
Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi, hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini,
Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini,
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini
2. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI
Müdür | Çalışanlarınpolitikaya uygun hareket etmesinden sorumludur ve veri sorumlusu adına veri işleyen üçüncü kişilerin veri işleme süreçlerini denetler. |
Müdür Yardımcısı | Tüm personel ve idari çözüm süreçlerini yönetir. |
3. KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI İLE DÜZENLENEN KAYIT ORTAMLARI
3.1 Elektronik Ortamlar
3.2 Elektronik Olmayan Ortamlar
4. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLAMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN HUKUKİ TEKNİK YA DA DİĞER SEBEPLER
Şirketimizde faaliyetlerimiz çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatlarda öngörülen süre kadar muhafaza edilir ve saklama süreleri kadar saklanır.
Şirket, hizmet ve ürünü sunmak, müşteri hizmetleri sağlamak, müşteri ihtiyaçlarını daha iyi anlamak, müşteri ilişkilerini geliştirmek, e-posta, telefon veya posta yoluyla özel teklifler sunmak, ürün ve hizmetlerimizin pazarlamasını yapmak, geçerli yasal süreçlere uymak ve yasal haklarımızı takip etmek; işe alım süreçlerini yönetmek; Şirket, personel ile arasındaki iş akdi kapsamında yükümlülüklerini yerine getirmek için kişisel verileri işler ve saklar.
Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler Diş Hekimi Ali Güneş tarafından re ’sen veya talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:
5. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ BİR ŞEKİLDE SAKLANMASI İLE HUKUKA AYKIRI OLARAK İŞLENMESİNİ VE ERİŞİLMESİNİN ÖNLENMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
5.1 Teknik Tedbirler
5.2 İdari Tedbirler
6. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRMESİ TEKNİKLERİ
6.1. Kişisel Verilerin Silinmesi
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler: Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.
Elektronik/Dijital Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.
Taşınabilir Medyada Yer Alan Kişisel Veriler: Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.
6.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.
Elektronik/Dijital Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken;
İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde verinin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır.
6.3.Kişisel Verileri Anonim Hale Getirme
Kişisel verilerin anonimleştirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade eder. Şirket, hukuka uygun olarak işlenen kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında kişisel verileri anonimleştirebilmektedir.
Maskeleme (Masking): Veri maskeleme, kişisel verinin temel belirleyici bilgisini veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir. Örnek: Kişisel veri sahibinin tanımlanmasını sağlayan isim, T.C. Kimlik No, ad, soyad vb. bilginin çıkartılması yoluyla kişisel veri sahibinin tanımlanmasının imkânsız hale geldiği bir veri setine dönüştürülmesi.
Toplulaştırma (Aggregation): Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir. Örnek: Müşterilerin doğum yıllarını tek tek göstermeksizin x yılında doğan 100 müşteri bulunduğunun ortaya konulması.
Veri Türetme (Data Derivation): Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır. Örnek: Doğum tarihleri yerine yaşların belirtilmesi; açık adres yerine ikamet edilen şehrin belirtilmesi.
Veri Karma (Data Shuffling, Permutation): Veri karma yöntemi ile kişisel veri seti içindeki değerlerinin karıştırılarak değerler ile kişiler arasındaki bağın kopartılması sağlanmaktadır. Örnek: Ses kayıtlarının niteliğinin değiştirilerek sesler ile veri sahibi kişinin ilişkilendirilemeyecek veya tanınamayacak hale getirilmesi.
Alt ve Üst Sınır Kodlama: Alt ve üst sınır kodlaması yöntemi ile önceden tanımlanmış kategorilerin yer aldığı bir veri grubundaki değerlerin belirli bir ölçüt belirlenerek birleştirilmesiyle anonim hale getirilmektedir.
7. SAKLAMA VE İMHA GÖSTEREN TABLO
SÜREÇ | SAKLAMA SÜRESİ | İMHA SÜRESİ |
Kimlik | Hukuki İlişki + 10 yıl | Saklama Süresinin Bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
İletişim | Hukuki İlişki + 10 yıl | Saklama Süresinin Bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Özlük | İş akdi sona erdikten sonra 10 yıl | Saklama Süresinin Bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Hukuki İşlem | Hukuki işlem + 20 yıl | Saklama Süresinin Bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Müşteri işlem | Hukuki ilişki + 10 yıl | Saklama Süresinin Bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Fiziksel mekân güvenliği | Kamera kayıtları için 1 ay, diğer veriler için 1 yıl | Saklama Süresinin Bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Risk yönetimi | 10 yıl | Saklama Süresinin Bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Finans | Ticari faaliyet süresi+10 yıl | Saklama Süresinin Bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Mesleki deneyim | Çalışanlar için iş akdi sona erdikten sonra 10 yıl, çalışan adayları için 1 yıl | Saklama Süresinin Bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Görsel ve işitsel kayıtlar | Kamera kayıtları 1 yıl, çalışan verileri iş akdi sona erdikten sonra 10 yıl, çalışan adayları 1 yıl | Saklama Süresinin Bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
Sağlık bilgileri | İş akdi sona erdikten sonra 15 yıl, hasta ilişkisi + 30 yıl | Saklama Süresinin Bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
8. PERİYODİK SİLME VE İMHA SÜRELERİ
8.1. Şirket saklama süresi dolan kişisel verileri saklama süresinin dolduğu tarihten itibaren ilk periyodik imha içerisinde imha eder.
8.2. Şirket; kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
8.3. Periyodik imhanın gerçekleştirileceği zaman aralığı veri sorumlusu tarafından kişisel veri saklama ve imha politikasına, prosedürlere ve şirketin iş akışına uygun olarak belirlenir. Bu süre her halde altı ayı geçemez. Şirket Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirir.
9. POLİTAKININ YAYINLANMASI VE SAKLANMASI
Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır
10. POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME PERİYODU
Politika, ihtiyaç duyuldukça veya yılda en az bir kere gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.
11. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI
Politika, Şirketin internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları KVKK Komisyonu Kararı ile iptal edilir.