Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

Özel Ali Güneş Ağız ve Diş Sağlığı Polikliniği

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

ALİ GÜNEŞ AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI HİZMETLERİ LİMİTED ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

  1. 1.GİRİŞ
  2. 1.1Amaç

İşbu politikanın amacı; “Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun” ve “Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik”’in gereği kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin yükümlülüklerin ve Yönetmelik’te belirtilen sair yükümlülüklerin yerine getirilmesi için ALİ GÜNEŞ AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI HİZMETLERİ LİMİTED ŞİRKETİ(Şirket) genelinde uygulanacak kurallar ile rol ve sorumlulukları belirlemektir.

1.2 Kapsam

Politika, Şirket nezdinde tutulan, Kanun ile tanımlanan kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri, tüm Şirket çalışanlarını, yöneticilerini, danışmanlarını ve kişisel veri paylaşımı söz konusu olan tüm durumlarda iştiraklerini, dış hizmeti sağlayıcılarını ve Şirket’in sair hukuki ilişkiye girdiği gerçek ve tüzel kişileri kapsamaktadır. Politika Kanun’da belirtildiği şekilde, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla verilerin işlendiği sistemlerde yer alan kişisel verileri kapsamaktadır. Politikada aksi belirtilmedikçe kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler birlikte “Kişisel Veriler” olarak adlandırılacaktır.

1.3 Tanımlar

Alıcı Grup: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek ve tüzel kişi kategorisi

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini

Periyodik imha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini ifade eder

Kayıt ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan her türlü sistem

Kanun: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Yönetmelik: Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

Sicil: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan veri sorumluları sicilini ifade eder.

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini ifade eder.

Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturabildiği, okunabildiği, değiştirebildiği ve yazılabildiği ortamlar

Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar

Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası: Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları politikadır.

Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştir-mekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanterdir.

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi, hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini,

Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini,

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini

2. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI

Müdür Çalışanlarınpolitikaya uygun hareket etmesinden sorumludur ve veri sorumlusu adına veri işleyen üçüncü kişilerin veri işleme süreçlerini denetler.
Müdür Yardımcısı Tüm personel ve idari çözüm süreçlerini yönetir.

3. KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI İLE DÜZENLENEN KAYIT ORTAMLARI

3.1 Elektronik Ortamlar

  • Güvenlik Kamerası Kayıt Sistemi
  • E-posta sistemi
  • Veritabanları
  • CRM uygulaması
  • Sunucular

3.2 Elektronik Olmayan Ortamlar

  • Birim Dolapları
  • Arşiv
  • Kasa

4. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLAMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN HUKUKİ TEKNİK YA DA DİĞER SEBEPLER

Şirketimizde faaliyetlerimiz çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatlarda öngörülen süre kadar muhafaza edilir ve saklama süreleri kadar saklanır.

Şirket, hizmet ve ürünü sunmak, müşteri hizmetleri sağlamak, müşteri ihtiyaçlarını daha iyi anlamak, müşteri ilişkilerini geliştirmek, e-posta, telefon veya posta yoluyla özel teklifler sunmak, ürün ve hizmetlerimizin pazarlamasını yapmak, geçerli yasal süreçlere uymak ve yasal haklarımızı takip etmek; işe alım süreçlerini yönetmek; Şirket, personel ile arasındaki iş akdi kapsamında yükümlülüklerini yerine getirmek için kişisel verileri işler ve saklar.

Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler Diş Hekimi Ali Güneş tarafından re ’sen veya talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

  • Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi,
  • Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
  • Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması.
  • Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
  • İlgili kişinin, Kanun’un 11. maddesinin (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Veri Sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
  • Veri Sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

5. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ BİR ŞEKİLDE SAKLANMASI İLE HUKUKA AYKIRI OLARAK İŞLENMESİNİ VE ERİŞİLMESİNİN ÖNLENMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

5.1 Teknik Tedbirler

  • Varlık sorumluları belirlenmiştir.
  • Varlık envanteri yılda en az bir kere güncellenmesine karar verilmiştir.
  • Veri envanterinde belirlenen kritiklik derecesine göre verinin bulunduğu sunucu ve depolama sistemleri, çalışanlar ve internetten hizmet veren sunucular farklı ağlarda tutulmaktadır.
  • Kullanılmayan yazılım ve uygulamalar üretim ortamlarında tutulmamaktadır.
  • Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
  • Ağ yoluyla veri aktarımlarında kapalı sistem ağ (intranet) kullanılmaktadır.
  • Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.
  • Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
  • Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişim yetkilerinin kontrol altında tutulmasını sağlar.
  • Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
  • Çalışanların sadece gerekli yetki seviyesi ile verilere ulaşması sağlanmaktadır.
  • Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
  • Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
  • Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulanmaya başlanmıştır.
  • Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
  • Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri ölçülülük ilkesine uygun olacak şekilde alınmaktadır.
  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
  • Kişisel veri içeren ortamların fiziksel güvenliği ölçülülük ilkesine uygun olacak şekilde sağlanmaktadır.
  • Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
  • Kurum içi veya dışı periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmaktadır
  • Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
  • Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veyahut kriptografik yöntemler ile korunur.
  • Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
  • Şifreleme yapılmaktadır.
  • Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklara denetimi sağlanmaktadır.
  • Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.
  • Bulut kullanımında ve veri aktarımında Kanun’un 8. ve 9. maddeleri dikkate alınmakta ve uygun çözümler seçilmektedir.

5.2 İdari Tedbirler

  • Mevcut risk ve tehditler ve alınabilecek önlemler belirlenmiştir.
  • Kişisel veri envanteri hazırlanmıştır.
  • Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
  • Kişisel veriler kritiklik seviyelerine göre sınıflandırılmıştır.
  • Kişisel veri envanteri yılda en az bir kere gözden geçirilmektedir.
  • Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
  • Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulanmaya başlanmıştır.
  • Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belirli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
  • Çalışanlar ile kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gizlilik taahhütnameleri imzalanmıştır.
  • Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
  • Kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğini de içeren sözleşmeler imzalanmaktadır.
  • Kâğıt yoluyla fiziksel araçlar ile aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak, gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir.
  • Kurum içi veya dışı periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve/veya yaptırılmaktadır.
  • İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde İlgili kişi/lere ve Kurul’a bildirinin nasıl yapılacağına dair prosedür hazırlanmış ve uygulamaya alınmıştır.
  • İlgili kişileri Aydınlatma Yükümlülüğü yerine getirilme prosedürü hazırlanmış ve uygulamaya alınmıştır.

6. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRMESİ TEKNİKLERİ

6.1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler: Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.

Elektronik/Dijital Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.

Taşınabilir Medyada Yer Alan Kişisel Veriler: Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

6.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

Elektronik/Dijital Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken;

İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde verinin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır.

6.3.Kişisel Verileri Anonim Hale Getirme

Kişisel verilerin anonimleştirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade eder. Şirket, hukuka uygun olarak işlenen kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında kişisel verileri anonimleştirebilmektedir.

Maskeleme (Masking): Veri maskeleme, kişisel verinin temel belirleyici bilgisini veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir. Örnek: Kişisel veri sahibinin tanımlanmasını sağlayan isim, T.C. Kimlik No, ad, soyad vb. bilginin çıkartılması yoluyla kişisel veri sahibinin tanımlanmasının imkânsız hale geldiği bir veri setine dönüştürülmesi.

Toplulaştırma (Aggregation): Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir. Örnek: Müşterilerin doğum yıllarını tek tek göstermeksizin x yılında doğan 100 müşteri bulunduğunun ortaya konulması.

Veri Türetme (Data Derivation): Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır. Örnek: Doğum tarihleri yerine yaşların belirtilmesi; açık adres yerine ikamet edilen şehrin belirtilmesi.

Veri Karma (Data Shuffling, Permutation): Veri karma yöntemi ile kişisel veri seti içindeki değerlerinin karıştırılarak değerler ile kişiler arasındaki bağın kopartılması sağlanmaktadır. Örnek: Ses kayıtlarının niteliğinin değiştirilerek sesler ile veri sahibi kişinin ilişkilendirilemeyecek veya tanınamayacak hale getirilmesi.

Alt ve Üst Sınır Kodlama: Alt ve üst sınır kodlaması yöntemi ile önceden tanımlanmış kategorilerin yer aldığı bir veri grubundaki değerlerin belirli bir ölçüt belirlenerek birleştirilmesiyle anonim hale getirilmektedir.

7. SAKLAMA VE İMHA GÖSTEREN TABLO

SÜREÇ SAKLAMA SÜRESİ İMHA SÜRESİ
Kimlik Hukuki İlişki + 10 yıl Saklama Süresinin Bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İletişim Hukuki İlişki + 10 yıl Saklama Süresinin Bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Özlük İş akdi sona erdikten sonra 10 yıl Saklama Süresinin Bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Hukuki İşlem Hukuki işlem + 20 yıl Saklama Süresinin Bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Müşteri işlem Hukuki ilişki + 10 yıl Saklama Süresinin Bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Fiziksel mekân güvenliği Kamera kayıtları için 1 ay, diğer veriler için 1 yıl Saklama Süresinin Bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Risk yönetimi 10 yıl Saklama Süresinin Bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Finans Ticari faaliyet süresi+10 yıl Saklama Süresinin Bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Mesleki deneyim Çalışanlar için iş akdi sona erdikten sonra 10 yıl, çalışan adayları için 1 yıl Saklama Süresinin Bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Görsel ve işitsel kayıtlar Kamera kayıtları 1 yıl, çalışan verileri iş akdi sona erdikten sonra 10 yıl, çalışan adayları 1 yıl Saklama Süresinin Bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Sağlık bilgileri İş akdi sona erdikten sonra 15 yıl, hasta ilişkisi + 30 yıl Saklama Süresinin Bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

8. PERİYODİK SİLME VE İMHA SÜRELERİ

8.1. Şirket saklama süresi dolan kişisel verileri saklama süresinin dolduğu tarihten itibaren ilk periyodik imha içerisinde imha eder.

8.2. Şirket; kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

8.3. Periyodik imhanın gerçekleştirileceği zaman aralığı veri sorumlusu tarafından kişisel veri saklama ve imha politikasına, prosedürlere ve şirketin iş akışına uygun olarak belirlenir. Bu süre her halde altı ayı geçemez. Şirket Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirir.

9. POLİTAKININ YAYINLANMASI VE SAKLANMASI

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır

10. POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME PERİYODU

Politika, ihtiyaç duyuldukça veya yılda en az bir kere gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

11. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI

Politika, Şirketin internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları KVKK Komisyonu Kararı ile iptal edilir.